POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO - KPN Safety

Política anticorrupción y antisoborno

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1.     MARCO GENERAL

  • OBJETO

EL GRUPO KPN SAFETY se ha comprometido a adherirse a los más altos estándares éticos y a cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables en cada uno de los países donde tiene operaciones. El objeto de esta política anticorrupción y antisoborno (la “Política”) es orientar a todas las personas empleados que trabajen en nuestra organización en cuanto a las normas y reglamentos aplicables en contra de la corrupción y el soborno. KPN SAFETY tiene una política de cero tolerancia frente a cualquier conducta que pudiera considerarse soborno o que sea de alguna manera corrupta.

1.2  DEFINICIONES

  1. Administradores: Son los representantes legales y sus suplentes, gerentes y coordinadores de área cuando los reemplacen en sus faltas temporales y absolutas, los miembros de la Junta Directiva y quienes, de acuerdo con los Estatutos y la ley, ejerzan u ostenten esas
  2. Agente: Es toda persona autorizada para actuar, directa o indirectamente, en nombre de KPN SAFETY. Los Agentes incluyen sociedades de intermediación, corredores asesores, consultores, contratistas, abogados, proveedores de servicios, tramitadores, distribuidores o cualquier tipo de intermediario que actúe en nombre de la Compañía.
  3. Cliente: Persona que utiliza los servicios de KPN SAFETY.
  4. Empleado: Son todas aquellas personas que tienen un vínculo laboral con KPN SAFETY.
  5. Entidad Gubernamental: Se entenderá como cualquier autoridad u organismo del gobierno nacional o internacional del orden nacional, departamental o municipal, establecimientos públicos o entidades descentralizadas, despachos judiciales, las empresas comerciales de propiedad del Estado o controladas por el mismo, organismos y agencias internacionales como el Banco Mundial, Cruz Roja, partidos políticos o funcionarios de partidos políticos, entre otros. También cualquier agencia, oficina, o subdivisión, en cualquier nivel territorial (federal, central, regional o local) en cualquier país y todas las empresas o agencias pertenecientes u operadas, en su totalidad o en parte, por el gobierno (incluyendo, por ejemplo a las escuelas públicas y hospitales).
  6. Funcionario del Gobierno: Es cualquier empleado o persona que actúe en nombre de una Entidad Gubernamental, tanto local como foránea. Incluye cualquier persona que trabaje para una Entidad Gubernamental o que sea considerada como empleado público o representante gubernamental de acuerdo con las normas legales vigentes en el país de También se considera como tal, a los particulares que cumplan una función pública y las personas que obren en nombre y representación de un partido político tanto a nivel local como internacional.

De igual forma, los empleados y funcionarios de empresas que son propiedad del Estado o que están controladas por el mismo. Los funcionarios del Gobierno también incluyen los funcionarios y empleados de los partidos políticos, los candidatos a cargos políticos y funcionarios de organizaciones internacionales públicas (tales como la Cruz Roja).

  1. Oficial de Cumplimiento: Es el Empleado de la Compañía designado por la Junta Directiva para verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de esta Política, así como el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones de control de lavado de activos y de financiación del terrorismo. Por lo tanto, tendrá a su cargo las funciones descritas en la presente Política.
  2. Pagos de Facilitación: Pagos realizados a Funcionarios del Gobierno con el fin de asegurar, impulsar o acelerar trámites de carácter legal y rutinario en beneficio de KPN SAFETY o de sus Empleados.
  3. Política: Es la presente Política Anticorrupción y Antisoborno
  4. .Proveedor: Son las personas naturales o jurídicas que vendan bienes o presten servicios a KPN SAFETY.
  5. Representantes de la Compañía: Es cualquier Administrador, Empleado o cualquier otra persona que tenga la facultad de actuar en nombre de KPN SAFETY.
  • ALCANCE Y APLICACIÓN

 

Esta Política se aplica a cualquier Representante de la Compañía, así como a sus Proveedores, Agentes y a otros terceros que representen a KPN SAFETY. Todos los Representantes de la Compañía, Agentes y Proveedores deberán manifestar su conocimiento y aceptación a la Política por escrito con las formalidades definidas en el Anexo A.

2. PRINCIPIOS Y DECLARACIÓN DE LA POLÍTICA

 

KPN SAFETY adopta como propios y como reglamentación propia, los siguientes principios y reglas:

  1. Los valores corporativos que enmarcan la actividad de KPN SAFETY se encuentran definidos en el Código de Ética, en los cuales se acogen los principios de confianza, sentido de pertenencia, constancia, trabajo en equipo.
  2. Es deber de KPN SAFETY, de sus órganos de administración y de control, de su Oficial de Cumplimiento, así como de los Representantes de la Compañía y de los Empleados, asegurar el cumplimiento de esta Política, y cumplir las Normas Anticorrupción y Anti- soborno, se prohíbe cualquier tipo de soborno ´cualquier conducta que pueda enmarcarse soborno o corrupción.
  3. Cualquier Representante de la Compañía que sospeche o tenga conocimiento de cualquier conducta de corrupción o soborno deberá reportar dicha conducta al Oficial de Cumplimiento. El Oficial de Cumplimiento responderá apropiadamente a los reportes y sugerirá las acciones a adelantar según el trámite establecido en esta Política.
  4. Si un Representante de la Compañía recibe una solicitud u oferta de soborno o de pago sospechoso proveniente de cualquier persona o entidad, interna o externa, esta solicitud deberá reportarse inmediatamente al Oficial de Cumplimiento.
  5. Cualquier Representante de la Compañía o Empleado que denuncie de buena fe una violación de la Política, o la realización de cualquier conducta de corrupción o soborno, estará protegido contra cualquier tipo de represalia.
  6. Las reglas previstas en esta Política respecto de los mecanismos para la prevención la corrupción o soborno son de imperativo cumplimiento, de manera que se deben observar en cada acto.
  7. KPN SAFETY se abstendrá de recibir o realizar donaciones que no tengan un fin lícito o sobre las cuales exista la sospecha que servirán para encubrir conductas de corrupción o soborno o para obtener ventajas en los negocios.
  8. KPN SAFETY realizará las debidas diligencias para conocer adecuadamente a los potenciales Proveedores o Agentes y, en particular, la vinculación de los Proveedores o Agentes con Entidades Gubernamentales o Funcionarios del Gobierno.
  9. KPN SAFETY monitoreará cualquier transacción o actividad dudosa que pueda conducir razonablemente a sospechar que los Proveedores o Agentes están usando a KPN SAFETY para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas, así como para realizar actos de corrupción o soborno.
  10. Los Representantes de la Compañía tienen prohibido realizar conductas tendientes a ocultar, cambiar, omitir o tergiversar registros contables para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la real naturaleza de una transacción

3.       PROHIBICIÓN DE ACTOS DE CORRUPCIÓN Y SOBORNO

 

3.1 ¿Qué es soborno?

El soborno es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier cosa de valor a cambio de un beneficio indebido o ventaja indebida, o como contraprestación a cambio de realizar u omitir un acto inherente a una función pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa, o solicitud es para uno mismo o para un tercero, o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero.

La prohibición de KPN SAFETY sobre el soborno incluye «soborno comercial». El soborno comercial generalmente significa el suministro de algo de valor a un intermediario (por ejemplo, un empleado de un cliente) sin el conocimiento del supervisor o empleador del cliente, con la intención de influir indebidamente en la conducta comercial de la empresa o para obtener una ventaja comercial indebida.

3.2   Prohibición de Pagos de Facilitación:

Los Pagos de Facilitación están prohibidos en KPN SAFETY independientemente de su cuantía.

4.       OBSEQUIOS, COMIDAS Y ENTRETENIMIENTO

 El propósito de los obsequios, las atenciones o actividades de entretenimiento es crear una buena y sólida relación de trabajo o comercial. Nunca el propósito debe ser tener o ganar una ventaja injusta o indebida de una relación. KPN SAFETY prohíbe pagar, incluso si es un valor modesto, por comidas, viajes, alojamiento o entretenimiento para un propósito corrupto o con el fin de ganar una ventaja indebida.

Esta Política reconoce que en los negocios se consideran como cortesía las invitaciones a comidas, atenciones y entretenimiento y, en circunstancias limitadas, regalos modestos o simbólicos. Por ejemplo, se admite dar o recibir cualquier regalo de valor simbólico y modesto, o tarjetas, que se distribuyen generalmente para fines promocionales, o durante la celebración de alguna festividad, como la navidad.

  • Reglas para recibir obsequios o atenciones:
  • Nunca estarán permitidas las siguientes conductas:
  • Aceptar recibir regalos de terceros, clientes o Proveedores en dinero en efectivo o equivalente en dinero;
  • Aceptar obsequios, invitaciones, atenciones, u otras cosas de valor que puedan tener el propósito de buscar una influencia o efecto material en cualquier transacción comercial de KPN SAFETY (real o potencial), o que de otro modo pueda dar lugar a un conflicto de intereses.
  • Ningún Empleado y/o su familia aceptará, directa o indirectamente, ningún tipo de dinero, regalo o invitación que tenga como fin influenciar las actuaciones o la toma de decisiones relacionadas con los negocios de la Compañía, o que pudiera llevar a pensar al tercero o Proveedor que podría beneficiarse u obtener una ventaja de alguna forma.
  • Aceptar cualquier tipo de soborno, obsequio o pago indebido de cualquier persona, incluyendo Proveedores o clientes, a cambio de la promesa de hacer o abstenerse de hacer algo que beneficie al tercero.
  • Todo regalo que supere el equivalente en moneda local a cien dólares de los Estados Unidos de América (USD$100), o cualquier invitación a comida o atención dada por un tercero o Proveedor debe informarse al Oficial de Cumplimiento, incluyendo:
  1. el nombre del tercero que ofreció el regalo y relación con la Compañía;
  2. la fecha en la que se recibió.
  • Cualquier sospecha de intento de soborno del tercero o Proveedor debe ser comunicado inmediatamente al Oficial de Cumplimiento.
  • Reglas para dar obsequios, invitaciones o atenciones a funcionarios de Gobierno y a terceros:
  • Los obsequios, gastos o atenciones deben ser de un valor modesto o simbólico, tanto de forma aislada como cuando se considera en conjunto con otros regalos o atenciones ofrecidas al mismo destinatario;
  • No pueden ser dados con el propósito de ejercer una influencia indebida sobre un funcionario de gobierno, o de otra manera con el propósito de influenciar en las acciones o decisiones, o con el fin de obtener una ventaja comercial para KPN SAFETY.
  • Nunca están permitidos los siguientes obsequios, invitaciones o atenciones:
  • Obsequios, invitaciones, atenciones, u otras cosas de valor que se ofrecen a terceros, clientes o Proveedores para obtener algo a cambio;
  • Obsequios, invitaciones, atenciones, u otras cosas de valor dirigidos a personas que estén en un proceso de licitación donde KPN SAFETY haga parte de la licitación pública o privada;
  • Cualquier obsequio que sea dinero en efectivo o equivalente a dinero;
  • Obsequios, invitaciones o atenciones, u otras cosas de valor que sean frecuentes hacia la misma persona u organización; y
  • Obsequios, invitaciones, atenciones, u otras cosas de valor que sean excesivos o extravagantes, inapropiados o que puedan afectar negativamente a la reputación de KPN SAFETY.
  • Los regalos o atenciones deben darse en nombre de la Compañía y no a título
  • Esta Política se aplica incluso si el Representante de la Compañía no pretende o no solicita el reembolso de los gastos correspondientes.

5.       CONTRATOS CON TERCERAS PERSONAS

 

Esta Política también se aplica a todos los Agentes, Proveedores, distribuidores y otros terceros que KPN SAFETY contrate para hacer negocios. En consecuencia, todos los Agentes, Proveedores, distribuidores y otros terceros que actúen en nombre de KPN SAFETY deben recibir una copia de esta Política y firmar el Certificado de Cumplimiento proporcionada en este documento como Anexo A.

El Oficial de Cumplimiento es responsable de verificar que en los contratos se incluyan dichas declaraciones y cláusulas.

6.       ÓRGANOS RESPONSABLES

  • Oficial de Cumplimiento

 

El Oficial de Cumplimiento es aquella persona designada por la Junta Directiva de KPN SAFETY para verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones de la presente Política al interior de KPN SAFETY. El Oficial de Cumplimiento tendrá una independencia funcional en el ejercicio de sus funciones, buscando garantizar la independencia de su criterio y actuaciones.

El Oficial de Cumplimiento cumplirá con las siguientes funciones.

  1. Diseñar y colaborar con el área encargada en KPN SAFETY los planes de capacitación sobre este tema, necesarios para que los Representantes de la Compañía estén debidamente informados y actualizados.
  2. Hacer una evaluación de riesgo de los socios comerciales, incluyendo Agentes, Proveedores y distribuidores, con el fin de conocer su reputación comercial y cualquier relación con funcionarios del gobierno o entidades gubernamentales. Dicha evaluación deberá ser un requisito previo a la vinculación del tercero a KPN SAFETY o a la suscripción de cualquier contrato o acto por parte de KPN SAFETY. Así mismo, deberá hacer un monitoreo continuo para evidenciar cambios en el riesgo, en caso de que los haya.
  3. Asegurarse que los proveedores y Agentes reciban la Política y firmen el Certificado del Anexo A. Así mismo, verificar la incorporación de cláusulas en los contratos con terceros que hagan referencia a la Política.
  4. Verificar y documentar que los Agentes y Proveedores estén prestando efectivamente los servicios o las tareas por las cuales fueron contratados.
  5. Presentar al Oficial de Cumplimiento las denuncias o quejas que haya recibido sobre violaciones a la Política o las Normas Anticorrupción.
  6. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno cumplimiento de los mecanismos para la prevención de la corrupción y el soborno señalados en la Política y aprobados por la Junta Directiva.
  7. Presentar informes escritos a la Junta Directiva de KPN SAFETY sobre el cumplimiento y efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en la Política, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas de los mecanismos para la prevención de la corrupción y el soborno, en caso de que existieran.
  8. Implementar los correctivos ordenados por la Junta Directiva, y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
  9. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad competente judicial o administrativa en esta materia.

MECANISMOS PARA DENUNCIAR

 El Oficial de Cumplimento es el encargado de recibir las consultas, quejas y denuncias sobre posibles actos de violación a la Política y las Normas Anticorrupción.

La información de la persona que denuncia, si es suministrada, se mantendrá bajo confidencialidad. No existirán represalias contra los Empleados que denuncien de buena fe actos o potenciales actos de violación a la presente Política

KPN SAFETY no admitirá denuncias o quejas falsas o temerarias. En caso que se demuestre que la denuncia es falsa o temeraria, o no realizada de buena fe dicha conducta se considerará como una violación al Código de Ética de KPN SAFETY.

 SANCIONES

 Las sanciones por violar las Normas Nacionales y las Normas Anticorrupción y Antisoborno pueden resultar en graves sanciones para los Representantes de la Compañía, y para sus empleados, acorde con la legislación vigente y aplicable, siendo posible dar por terminada, sin ningún tipo de responsabilidad la relación existente.

DIVULGACIÓN

 La divulgación de la Política se realizará mediante su incorporación en la página Web de KPN SAFETY. Así mismo se entregará a los Agentes y Proveedores, quienes deben firmar la certificación del Anexo A.