SERVICIO AL CLIENTE

Preguntas Frecuentes

¿Cuáles son los canales de atención físicos y digitales?

Puedes contactarnos a través de:

  • Oficina Principal en Bogotá

Carrera 62 No. 5A-28 Barrio Pradera

Bogotá, Colombia

¿Cómo encuentro el producto que necesito?

  1. En la barra de búsqueda que se encuentra en la parte superior de nuestra página podrás escribir el nombre, marca o categoría del producto que buscas. Y e arrojará algunos resultados relacionados a los que buscas.
  2. También podrás ubicar a través de las categorías de nuestro menú principal en la parte superior, del cual se desplegarán las subcategorías y podrás filtrar por uso o industria.
  3. Cuando estés dentro de una categoría puedes ordenar por, precio menor o mayor, orden alfabético, popularidad o calificación
  4. Además, encontrarás filtros al lado izquierdo para que puedas ajustar tu búsqueda por el precio que quieras o la marca que buscas.

¿Cómo comprar en esta tienda virtual?

  1. Elige el producto que deseas comprar, cantidad y detalle en color, talla o longitud.
  2. Haz clic en el botón de “Añadir al carrito”. Verás una notificación de que tu producto quedo agregado al carrito y podrás seguir comprando si lo deseas.
  3. En caso de que ya quieras finalizar la compra, deberás ir al icono de carrito al lado superior derecho de nuestra página y confirmar lo que se ha agregado, podrás darle clic en “Ver carrito” para ver en detalle tu compra y agregar un cupón de descuento si lo tienes
  4. Da clic en la opción finalizar compra y a continuación diligencia los datos de entrega y facturación.
  5. Elige el método de pago y da clic en “Realizar Pedido”
  6. Luego, serás redirigido a otra pantalla para que realices el pago a través de la plataforma de Payu en tu método de pago elegido. Después de confirmar la compra recibirás un correo de notificación de nuestra parte, ese no será un comprobante de pago.
  7. Una vez recibido el pago, haremos el envío oportuno de tu compra al destino que hayas indicado.

¿Cuáles son los métodos de pago disponibles?

Puedes pagar a través de:

  1. Payu con tarjetas de crédito Visa, Master Card, Diners Club y American Express, débito bancario y efectivo a través de efecty o baloto. También puedes seleccionar la opción de Pago por PSE  con débito bancario.
  2. A través de transferencia bancaria a nuestra cuenta Bancolombia. Una vez selecciones la opción de pago de transferencia bancaria te enviaremos al correo con el que realices tu compra la información de la cuenta y la confirmación de tu pedido.

¿Cómo creo mi cuenta?

  • Da clic al icono de usuario superior y te saldrán el formulario de ingreso y el de registro al lado derecho.
  • Ingresa un correo electrónico con el que deseas registrarte y te llegará al correo una confirmación de tu cuenta creada con una contraseña para ingresar.
  • Ingresa a la página e inicia sesión y podrás: modificar tus datos personales, direcciones, ver el registro de tus pedidos y hacerles seguimiento desde la compra a la entrega.

¿Cómo puedo ver mis pedidos?

Cuando ya hayas creado tu cuenta podrás ingresar a la pestaña “Pedidos”, allí podrás ver tu pedido con No. de orden, Fecha de compra, Valor total, método de pago utilizado

También podrás ver el detalle de cada uno de tus pedidos.

¿Cómo hacerle seguimiento a mi pedido?

En tu cuenta te diriges a la pestaña “Pedidos”, das clic al botón VER y podrás ver los pedidos que tengas activos. En el detalle de tu pedido en la parte inferior podrás digitar el número de pedido para ver en detalle el seguimiento de este, guía y transportadora.

Una vez despachemos tu pedido te llegará un correo con el número de guía de la transportadora y el link para que puedas hacer el rastreo de este hasta la entrega.

¿Cuál es el valor de envío?

El servicio de envío tiene costo cuando las compras son inferiores a $99.999 antes de IVA y este valor dependerá de la ubicación del cliente. (Solo aplica para productos vendidos y despachados por www.kpnsafety.com/colombia ). Este valor de envío será enviado a tu correo una vez sea confirmado el pago recibido de tu compra y lo deberás cancelar en efectivo a la persona que te haga la entrega.

El envío será gratis cuando las compras sean iguales o superiores a $100.000 antes de IVA y dependerá de la ubicación de entrega del pedido (Solo aplica para productos vendidos y despachados por www.kpnsafety.com/colombia hacia las ciudades de Colombia

El envío gratis aplicará, únicamente, a las ciudades marcadas como clase “Nacional Principal”, las ciudades marcadas como “Trayecto especial” no les aplicará envío gratis y deberán pagar la tarifa especificada en tabla de tarifas por ciudad y costo de envío, adicional al costo de la compra.

¿Cuándo recibiré mis productos?

El plazo de entrega para Bogotá y área metropolitana es de máximo 5 días hábiles. Para el resto de ciudades el plazo de entrega es de máximo 7 días hábiles.

El plazo de entrega comenzará a contar a partir de la confirmación del pago y el análisis de los datos, lo cual puede tardar un día hábil. Dependiendo del trayecto especial, se le informará al Cliente el tiempo estimado de envío.

¿Qué hacer si el pedido no ha llegado?

En caso de notar un retraso en la entrega de tu pedido deberás contactar con nuestra línea de Servicio al Cliente (1) 9277384, o a través de la dirección de correo electrónico: info.colombia@kpnsafety.com.

¿Qué es el derecho de retracto?

Por disposición de la Ley 1480 de 2011, se define el Derecho de Retracto en el artículo 47 el cual se entenderá como la facultad que tiene el Cliente de terminar la compra, arrepentirse o desistir del mismo cuando lo desee después de facturado y dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de la entrega del producto, término dentro del cual, deberá informar y devolver los productos adquiridos en www.kpnsafety.com/colombia, o a través de cualquier medio no tradicional.

Con base en esto, los clientes que realicen compras a KPN COLOMBIA S.AS, pueden ejercer su derecho al RETRACTO, siempre y cuando la compra realizada el consumidor no haya tenido contacto directo con el producto (compras telefónicas, por página web, a distancia).

Para saber más consulta nuestras Políticas de cambios y devoluciones

¿Cómo solicitar un cambio o devolución?

Las devoluciones y reembolsos aplicarán para todos los productos que sean adquiridos a través del sitio Web de La Empresa, El Cliente tendrá la facultad de devolver el o los productos adquiridos siempre y cuando comunique a La Empresa, por medio de las líneas de Servicio al Cliente, su intención dentro de un plazo máximo de diez (10) días calendario y, luego del estudio pertinente, su solicitud sea autorizada. Dicho plazo será contado a partir del momento de recibimiento del producto.

Adicionalmente, será válida la devolución con reembolso de dinero únicamente bajo las siguientes condiciones:

  1. Mercancía despachada equívocamente, es decir que lo despachado no coincida con la orden de pedido.
  2. Mercancía dañada por la transportadora

De no aplicar las condiciones anteriormente expuestas y el cliente desease hacer devolución del producto, el reembolso del dinero se llevará a cabo por medio de un saldo a favor.

Para solicitar una devolución, El Cliente deberá comunicarse a la línea de Servicio al Cliente al teléfono (1) 9277384/ al correo info.colombia@kpnsafety.com y exponer su situación.

Para saber más consulta nuestras Políticas de cambios y devoluciones

¿Cómo puedo instaurar una PQRS?

Dirígete al link de Contacto en la parte superior derecha de nuestra página y diligencia tus datos con la PQRS que desees, el área de servicio al cliente te estará entregando una respuesta a tu correo de ser necesario.

También puedes escribir al correo info.colombia@kpnsafety.com dejando tu PQRS

Términos y Condiciones

POLÍTICAS DE CAMBIOS Y DEVOLUCIONES

Apreciados clientes:

  1. DERECHO DE RETRACTO:

Por disposición de la Ley 1480 de 2011, se define el Derecho de Retracto en el artículo 47 el cual se entenderá como la facultad que tiene el Cliente de terminar la compra, arrepentirse o desistir del mismo cuando lo desee después de facturado y dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de la entrega del producto, término dentro del cual, deberá informar y devolver los productos adquiridos en www.kpnsafety.com/colombia, o a través de cualquier medio no tradicional.

Con base en esto, los clientes que realicen compras a KPN COLOMBIA S.A.S, pueden ejercer su derecho al RETRACTO, siempre y cuando la compra realizada el consumidor no haya tenido contacto directo con el producto (compras telefónicas, por página web, a distancia).

Para poder hacer uso del derecho de retracto, es necesario que el producto encuentre en perfectas condiciones: nuevo, sin abrir, no evidencie señales de uso, suciedad o desgaste; tenga todos sus empaques originales, piezas, accesorios, manuales completos y etiquetas adheridas al mismo. De cumplir con dicho requerimiento, se resolverá y se deberá reintegrar el dinero que el consumidor hubiese pagado por el producto recibido excluyendo los costos de envío cancelados por el cliente.

En primera medida, El Cliente deberá comunicarse a la línea de Servicio al Cliente al teléfono (1) 9277384/ al correo info.colombia@kpnsafety.com / único medio por el cuál este deberá informar y llevar a cabo la solicitud de devolución.

Cuando dicha solicitud sea procedente y acorde a la ley de retracto, El Cliente deberá devolver el producto a La Empresa por los mismos medios y en las mismas condiciones en que lo recibió; los costos de transporte y los demás que conlleve la devolución del bien serán cubiertos por El Cliente.

El cliente tendrá la facultad de devolver los productos adquiridos, siempre y cuando haya contactado al departamento de Servicio al Cliente y, luego del estudio de su caso, dicha solicitud sea autorizada.

Seguido a esto y confirmadas las condiciones en las que el producto ha sido devuelto, La Empresa reembolsará el precio de compra que El Cliente haya consignado por el dicho producto, dentro de los diez (10) días calendario (lunes-sábado) siguientes al recibo del producto. Cabe aclarar que este reembolso únicamente incluye el valor del producto y no el valor del envío inicial.

Es importante que El Cliente tome en cuenta que el proceso puede prolongarse hasta 59 días hábiles. Esto debido a que en caso de pago con tarjeta de crédito, una institución financiera puede demorar más tiempo en aplicar la devolución a su cuenta. (Refiérase al apartado D)

En el caso que, de la devolución del producto, se evidencien daños, ya sean por actos de acción u omisión imputable al cliente, o que el daño deba correr por cuenta de cualquier persona, ya sea personal o jurídica, distinta a La Empresa, KPN COLOMBIA S.A.S podrá deducir del importe que deba ser devuelto al Cliente la disminución de valor del producto como consecuencia de estos daños.

Únicamente se entenderá efectuado el derecho de retracto cuando el producto sea DEVUELTO por parte del Cliente y efectivamente recibido por KPN COLOMBIA S.A.S, en las condiciones ya mencionadas anteriormente.

SE EXCEPTÚAN DEL DERECHO DE RETRACTO, LOS SIGUIENTES CASOS:

  1. En los contratos de prestación de servicios cuya prestación haya comenzado con el acuerdo del consumidor.
  2. Aquellos productos aceptados por el cliente con fecha corta de vencimiento no serán objeto de retracto puesto al descuento que se realiza.
  3. Productos que hayan sido modificados, alterados (cambio de empaque, cambio componentes y etiquetas), utilizados parcialmente o que se haya dañado su empaque.
  4. Devoluciones por pedidos realizados incorrectamente por los clientes en cuanto a cantidad o tipo de producto.
  5. La empresa no recibe ni se responsabiliza por devoluciones de mercancía enviada directamente del cliente en modo contra entrega, sin previa autorización del área de servicio al cliente.

 

  1. POLÍTICA DE DEVOLUCIONES Y CAMBIOS

¿CUÁNDO PUEDO SOLICITAR UN CAMBIO O DEVOLUCIÓN?

Las devoluciones y reembolsos aplicarán para todos los productos que sean adquiridos a través del sitio Web de La Empresa, El Cliente tendrá la facultad de devolver el o los productos adquiridos siempre y cuando comunique a La Empresa, por medio de las líneas de Servicio al Cliente, su intención dentro de un plazo máximo de diez (10) días calendario y, luego del estudio pertinente, su solicitud sea autorizada. Dicho plazo será contado a partir del momento de recibimiento del producto.

Adicionalmente, será válida la devolución con reembolso de dinero únicamente bajo las siguientes condiciones:

  1.    Mercancía despachada equívocamente, es decir que lo despachado no coincida con la orden de pedido.
  2. Mercancía dañada por la transportadora

De no aplicar las condiciones anteriormente expuestas y el cliente desease hacer devolución del producto, el reembolso del dinero se llevará a cabo por medio de un saldo a favor.

Para solicitar una devolución, El Cliente deberá comunicarse a la línea de Servicio al Cliente al teléfono (1) 9277384/ al correo info.colombia@kpnsafety.com y exponer su situación. El área de Servicio al Cliente procederá la verificación de la información y le confirmará si esta cumple con los requisitos para entrar en evaluación. Se le dará respuesta a dicha solicitud máximo 24 horas hábiles posteriores, en la cual se informará los pasos a seguir con el procedimiento.

Para obtener información acerca del estado de su reclamación, puede comunicarse con la línea de Servicio al cliente.

El Cliente tendrá la facultad de devolver los productos adquiridos, siempre y cuando haya contactado al departamento de Servicio al Cliente y, posterior a su evaluación, su solicitud sea autorizada. 

El Cliente deberá considerar de gran importancia que cuando se realice la devolución, se consideren todos los productos del mismo pedido que se quieran devolver. En caso de que El Cliente haga una segunda devolución del mismo pedido, La Empresa se reserva el derecho de aceptar o rechazar la segunda solicitud.

La devolución del dinero es posible en los casos en los que aplica el derecho de retracto o aquellas condiciones expuestas anteriormente.

Ahora bien, si no aplica el derecho de retracto ni dichas condiciones, pero El Cliente desea llevar a cabo la devolución del producto dentro del plazo autorizado, La Empresa hará la devolución del monto mediante un saldo a favor, excluyendo los costos de envío cancelados por El Cliente, previa evaluación de los Hechos narrados y aprobación del área encargada. Los costos de transporte y los demás que conlleve la devolución del bien serán cubiertos por El Cliente.

Por otro lado, si no aplica el derecho de retracto, pero El Cliente desea devolver el producto por mal funcionamiento durante el tiempo de garantía, se realizará una evaluación por parte del servicio técnico autorizado por La Empresa, el cual confirmará las causas de la falla del producto. De no ser atribuible a un mal uso del mismo, se podrá hacer el cambio o devolución (cuando la falla se presenta por más de 3 veces en la misma pieza) dentro de los términos establecidos en la presente política. El producto deberá ser presentado con sus empaques originales, manuales y accesorios completos. En caso de devolución de dinero, situación que será aprobada por La Empresa en caso de no proceder la reparación o cambio, será entregado el valor pagado en el momento de la compra. Los costos de transporte y los demás que conlleve la devolución del bien serán cubiertos por La Empresa.

Si para el producto aplica el derecho de retracto, refiérase al apartado A.

Finalmente, si para el producto aplica una o más de las condiciones expuestas al inicio de este apartado, aplicará el cambio o devolución del valor del producto al momento de la compra incluyendo el valor del envío inicial –si el cliente lo cubrió–. Los costos de transporte y los demás que conlleve la devolución del bien serán cubiertos por La Empresa.

Para aquellos casos expuestos en los que aplica el reembolso mediante el método de pago, La Empresa reembolsará el precio de compra que El Cliente haya consignado por el producto que haya sido devuelto, dentro de los diez (10) días calendario (lunes-sábado) siguientes al recibo del producto o la cancelación del contrato.

Es importante que El Cliente tome en cuenta que el proceso puede prolongarse hasta 59 días hábiles. Esto debido a que en caso de pago con tarjeta de crédito una institución financiera, puede demorar más tiempo en aplicar la devolución a su cuenta. (Refiérase al apartado D)

En el caso que, de la devolución del producto, se evidencien daños, ya sean por actos de acción u omisión imputable al cliente, o que el daño deba correr por cuenta de cualquier persona, ya sea personal o jurídica, distinta a La Empresa, KPN COLOMBIA S.A.S podrá deducir del importe que deba ser devuelto al Cliente la disminución de valor del producto como consecuencia de estos daños.

SE ACEPTAN LAS DEVOLUCIONES DE MERCANCÍAS CUANDO:

  1. Mercancía despachada equívocamente, es decir que lo despachado no coincida con la orden de pedido.
  2. Mercancía dañada por la transportadora 

 NOTAS Y ACLARACIONES

 

         Todo cambio voluntario de producto será regido por la presente política de devoluciones y cambios y la ley de retracto vigente.

         El Cliente deberá asumir todos los costos generados por envíos relacionados a todo cambio voluntario; es decir, ocasionado por deseos propios del Cliente sin estar relacionado con defectos del producto.

         El envío de regreso al cliente de los productos relacionados a cambios voluntarios –incluido el cambio por derecho al retracto– se dará en la modalidad de contra entrega.

         Los cambios y devoluciones están sujetas a disponibilidad de inventario al momento de realizarse la solicitud.

         En el caso que el cliente envíe su producto directamente a las instalaciones de La Empresa sin previa autorización de su caso, dicho producto no será recibido y el cliente se hará responsable de los costos de envío que esto pueda ocasionar.

         Para los casos en los que aplica la ley de retracto y el cliente solicita la devolución de su dinero, se le será descontado el 4×1000 en caso de llevarse a cabo transacciones electrónicas.

 

  1. CONDICIONES DE REEMBOLSO DEL DINERO

 

Únicamente para los casos en los que aplica la devolución de dinero:

Sí el producto a devolver fue pagado con tarjeta débito, se reembolsará la totalidad del dinero efectivamente pagado mediante transferencia bancaria a la cuenta que se informe. Si el pago se realizó con tarjeta de crédito La Empresa solicitará la devolución al emisor de la tarjeta; El Cliente recibirá ese dinero descontado en su extracto. Finalmente, si el pago se realizó contra-entrega El Cliente deberá informar la cuenta bancaria a la cual se le podrá realizar el reembolso del dinero.

La devolución del dinero por transferencia bancaria se realizará dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la fecha en que KPN COLOMBIA S.A.S reciba los productos devueltos en su bodega en las mismas condiciones en las que se entregaron al Cliente.

  1. REVERSIÓN DEL PAGO:

El Cliente podrá solicitar que se reverse el pago de un producto comprado en el portal directamente, en los siguientes eventos: i) Cuando la operación o el pago haya sido una operación de fraude o cuando corresponda a una operación no solicitada por el Cliente; ii) Cuando el producto adquirido no sea recibido, o el producto entregado no corresponda a lo solicitado o sea defectuoso.

PROCEDIMIENTO DE REVERSIÓN DEL PAGO:

Para solicitar la reversión del pago, el Cliente deberá notificarlo al área de servicio al Cliente de KPN COLOMBIA S.A.S, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a:

  1. La fecha en que tuvo noticia de una operación fraudulenta o no solicitada;
  2. La fecha en que debió haber recibido un producto y no lo recibió;
  3. La fecha en que recibió defectuoso un producto o sin que correspondiera lo solicitado.

En el último caso, El Cliente deberá llevar a cabo el procedimiento establecido en el apartado B comenzando por la notificación al área de Servicio al Cliente.

En el evento en que en el pago se haya realizado con una tarjeta de crédito, débito o cualquier otro instrumento de pago electrónico, La Muela SAS solicitará la reversión del pago a la respectiva entidad bancaria o al intermediario que provea al servicio.

Así mismo, el cliente no se encuentra eximido de la responsabilidad que tiene de notificar la reclamación al emisor del instrumento de pago electrónico utilizado para realizar la compra.

 

ENVÍOS A NIVEL NACIONAL

Políticas de entrega.

La Empresa realizará la entrega en la dirección proporcionada por El Cliente, siempre y cuando se encuentre dentro del territorio colombiano. La Empresa sólo puede realizar la entrega en una dirección, ya sea de domicilio o de oficina. Las entregas se realizarán en días hábiles. 

Si El Cliente requiere que La Empresa entregue el pedido en varios envíos, La Empresa podrá cobrarle costes extra de entrega. 

Los periodos de entrega son indicativos y, por consiguiente, no se consideran fechas límite estrictas. El simple hecho de no haber cumplido un determinado periodo de entrega, no otorgará al Cliente ningún derecho de compensación.

Plazo de entrega.

El plazo de entrega para Bogotá Y área metropolitana es de máximo 5 días hábiles. Para el resto de ciudades el plazo de entrega es de máximo 7 días hábiles. El plazo de entrega comenzará a contar a partir de la confirmación del pago y el análisis de los datos, lo cual puede tardar un día hábil. Dependiendo del trayecto especial, se le informará al Cliente el tiempo estimado de envío.

Envío estándar.

El servicio de envío tiene costo cuando las compras son inferiores a $99.999 antes de IVA y este valor dependerá de la ubicación del cliente. (Solo aplica para productos vendidos y despachados por www.kpnsafety.com/colombia ). Este valor de envío será enviado a tu correo una vez sea confirmado el pago recibido de tu compra y lo deberás cancelar en efectivo a la persona que te haga la entrega.

El envío será gratis cuando las compras sean iguales o superiores a $100.000 antes de IVA y dependerá de la ubicación de entrega del pedido (Solo aplica para productos vendidos y despachados por www.kpnsafety.com/colombia hacia las ciudades de Colombia.

El envío gratis aplicará, únicamente, a las ciudades marcadas como clase “Nacional Principal”, las ciudades marcadas como “Trayecto especial” no les aplicará envío gratis y deberán pagar la tarifa especificada en tabla de tarifas por ciudad y costo de envío, adicional al costo de la compra.

Entregas internacionales.

KPN Colombia realizará entrega internacionales de productos que no superen el valor de dos mil USD, no se puede comprar más de 5 referencias del mismo producto, la entrega del producto se realizaría en un periodo de 30 días hábiles, El plazo de entrega comenzará a contar a partir de la confirmación del pago y el análisis de los datos, lo cual puede tardar un día hábil, y exportación de Colombia.

Cambio de la dirección de entrega.

Para cambiar la dirección de entrega del pedido, El Cliente deberá contactar con nuestra línea de Servicio al Cliente (1) 9277384, o a través de la dirección de correo electrónico: info.colombia@kpnsafety.com, para realizar las modificaciones necesarias.

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal, y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicho información, la Empresa KPN COLOMBIA,  adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades contractuales, comerciales, laborales o dentro el giro ordinario del objeto social de la compañía. 

De esta manera KPN COLOMBIA, manifiesta que garantiza la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, y en concordancia con el derecho a la información. En consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios que la ley brinda, así como los establecidos en la presente política, tales como legalidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de las actividades contractuales, comerciales, laborales o dentro el giro ordinario del objeto social, llegaran a suministrar cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de la compañía titular sea una persona natural o jurídica. Le aplacará a representantes legales y administradores societarios, personas internas de la compañía, empleados, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal, proveedores, contratistas y personas externas que presenten sus servicios a la compañía y tengan algún tipo de relación contractual, negocial o en desarrollo del giro ordinario de las actividades, relaciones estatutarias, usuarios, y demás personas que establezca la ley. 

Igualmente se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. 

 

Alcance: 

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de KPN COLOMBIA , identificada con NIT número 901.038.504-3 su matriz, controlante, filial o subordinadas, cada una individualmente considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales,  Todos los procesos organizacionales de la compañía que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en la ley y en la siguiente norma. 

 

 DEFINICIONES

 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software. 

Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

Base de datos personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo y cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. 

Datos personal sensible: Son datos personales, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, vida sexual, raza u origen étnico, huellas biométricas, o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley. 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros. 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Titular del dato personal: Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente. 

Propietario de la base de datos: Dentro de los procesos de negocios de la compañía, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión. 

Custodio de la base de datos: Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de la compañía. 

Encargado del Tratamiento: Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. 

Responsable del Tratamiento: Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento. 

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable. 

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable 

Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal. 

Violación de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. 

 

PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la compañía aplacará los siguientes principios o reglas fundamentales, de manera sistemática, armónica e integra, bajo los cuales se deberá dar tratamiento a los procesos internos relacionados con el tratamiento de los mismos. Igualmente, se utilizarán para resolver conflictos que se susciten en esta materia. 

Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución y la ley, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales, de una forma concreta, precisa y previa. 

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. 

Principio de veracidad o calidad: la información recolectada por la compañía sujeta a Tratamiento de datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, comprobable, comprensible y constantemente actualizada. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, se garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de La empresa, será de medio. 

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas físicas, técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. 

Principio de confidencialidad: Todas las personas administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 

Protección especial de datos sensibles: la empresa no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico, y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. 

DERECHOS 

Los siguientes, son algunos de los derechos de los titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de la compañía, y consagrados en la ley3 . El ejercicio de estos de derechos es gratuitos e ilimitados por parte del titular, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen los mismos. El ejercicio del Habeas Data constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo excepciones de ley. 

  • Derecho de acceso, conocimiento, actualización y rectificación: facultad que el titular tiene de solicitar, obtener, conocer y actualizar o rectificar toda la información respecto de sus propios datos personales, conocer del tratamiento, la finalidad, la ubicación de estos, sean parciales o completos. 
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante La empresa. 
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sean excesivos, o durante el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. 

Los anteriores derechos, y los demás concebidos en la ley podrán ser ejercidos por las siguientes personas: 

  •  El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición La empresa 
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. 
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado 

 

DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTOS

Deberes de los responsables del tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley: 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; 
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; 
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; 
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; 
  • . Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; 
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; 
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; 
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; 
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; 
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; 
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; 
  •  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

 

Deberes de los Encargados del Tratamiento. 

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente política y la ley: 

  •  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  •  Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
  •  Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; 
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; 
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; 
  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
  •  Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; 
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; 
  •  Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; 
  •  Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; 
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

POLÍTICAS LA COMPAÑÍA

Establece las siguientes Políticas específicas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales: 

KPN COLOMBIA realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de su objeto social y deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales. 

2.En consecuencia, toda labor de tratamiento de Datos Personales deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la situación así́ lo amerite. De manera particular, las principales finalidades para el tratamiento de Datos Personales son el cabal cumplimiento de las relaciones comerciales, laborales, de mercadeo, pagos comunicación entre otras. 

  1. El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible.  mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades. 
  2. Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos empleados de KPN COLOMBIA que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades de manejo de datos. 
  3. KPN COLOMBIA no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular. 
  4. Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la empresa haya finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de acuerdo con la presente política. 
  5. Las políticas establecidas por KPN COLOMBIA respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por la organización para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella. 
  6. Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento. 
  7. Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, KPN COLOMBIA pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea. 

 

CONSULTAS Y REQUERIMIENTOS:

Cuando el Titular considere necesario hacer solicitudes de información o considere que sus derechos han sido vulnerados respecto del uso y manejo de su información, podrá instaurar las solicitudes que considere pertinentes (consultas y/o reclamaciones)

Al correo Calidad.colombia@kpnsafety.com 

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